Monitorowanie produkcji i sprzedaży lodów włoskich w wafelkach

Kruchy wafelek wypełniony smakowitą porcją lodów to kwintesencja lata. A jeśli są to świeże lody, zrobione w ciągu ostatnich 24 godzin, lato smakuje jeszcze lepiej.

Świeżo przyrządzane lody włoskie to klucz do sukcesu duńskiej sieci franczyzowej ParadIS. Jednak wraz z szybką ekspansją pojawiły się poważne problemy spowodowane niespójnymi i nieregularnymi wewnętrznymi praktykami w zakresie zarządzania finansami w poszczególnych punktach.

Dzięki systemowi księgowemu online e-conomic firma ParadIS uzyskała dokładny obraz zyskowności wszystkich 23 sklepów i możliwość porównywania ich wyników.

Pierwsza lodziarnia ParadIS została otwarta w Danii w 2000 roku. Od tego czasu firma ParadIS rozwinęła się w sieć franczyzową obejmującą 23 punkty sprzedaży na terenie całego kraju.

W ciągu zaledwie dwóch lat firma ParadIS otworzyła 14 nowych sklepów, a jej zarząd zamierza rozszerzyć działalność sieci poza granice Danii.

„Mamy ponad 250 pracowników i bardzo wysoki wskaźnik wzrostu. Dlatego naszym długoterminowym celem jest ekspansja międzynarodowa.

Jedną z zalet bycia siecią franczyzową jest to, że każdy punkt sprzedaży jest zarządzany i prowadzony lokalnie, niezależnie. Nie ingerujemy w codzienną działalność naszych sklepów.

Jednak nasze przetrwanie i rozwój w całości zależy od zyskowności punktów sprzedaży, dlatego musimy być w stanie udzielić natychmiastowego wsparcia tym sklepom, które mają problemy z efektywnością” — mówi Jørgen Bjerre, współzałożyciel firmy ParadIS.

Zwiększona potrzeba standaryzacji

Zaledwie kilka miesięcy temu, Paradis nie miał przeglądu rentowności dla każdego sklepu.
Szybki wzrost liczby sklepówjest rezultatem niestrukturalnego zarządzania finansami. To wymaga coraz więcej środków na śledzenie sytuacji finansowej każdego sklepu, w przypadku gdy używają one róznych systemów ERP oraz metod.
Zdecydowaliśmy, że chcemy otrzymywać raporty miesięczne i każdy sklep powinien używać tego samego oprogramowania księgowego. W przeciwnym razie nie będziemy mieli odniesienia do sklepów ze sobą - mówi Jørgen Bjerre.

Frustrujące faktury

Kolejnym powodem standaryzowania systemów zarządzania finansami jest złożoność prowadzenia lodziarni ParadIS. Lody są produkowane każdego dnia, dzięki czemu są zawsze świeże i mają najlepszy smak.

Produkcja lodów wymaga wielu składników, tymczasem już sam zakup mleka generuje cztery faktury tygodniowo na jeden punkt sprzedaży, co w sumie dla wszystkich 23 punktów daje 350 faktur miesięcznie — tylko za dostawy mleka.

„Każdy punkt sprzedaży generuje miesięcznie około 50 faktur, a ponieważ nasze punkty są zwykle prowadzone i zarządzane przez jedną osobę, która zajmuje się również obsługą klientów, to, zwłaszcza w lecie, administracja często schodzi na dalszy plan” — wyjaśnia Bjerre.

Wysoki poziom elastyczności dzięki używaniu dostępnego online, wynajmowanego oprogramowania internetowego

„Zdecydowaliśmy się poszukać systemu, który byłby łatwy w użyciu nawet dla osób bez doświadczenia w księgowości, i dostępny dla każdego niezależnie od lokalizacji. Wybraliśmy e-conomic, ponieważ oprogramowanie e-conomic jest elastyczne, internetowe i dostarczane w oparciu o subskrypcję, co jest bardzo ważne dla nieustannie ewoluującej firmy, takiej jak nasza.

Przykładem tego, co osiągnęliśmy dzięki e-conomic, jest stworzenie skonsolidowanego planu kont, który jest stosowany we wszystkich 23 punktach sprzedaży i można go bardzo łatwo rozszerzyć na nowo powstające sklepy, w miarę jak firma będzie się rozwijała” — mówi Bjerre.

„System e-conomic daje naszym księgowym i audytorom, którzy zapewniają zewnętrzną kontrolę ksiąg, bezpłatny dostęp do systemu księgowego. Inną ważną funkcją są automatyczne uaktualnienia, które zwykle są bardzo kosztowne w długim okresie, ale z e-conomic opłata za uaktualnienia jest uwzględniona w comiesięcznej opłacie za subskrypcję, wynoszącej 25 USD i opłacanej przez każdy punkt sprzedaży”.

Automatyczne księgowanie

W przyszłości regularnie generowane faktury dla każdego sklepu będą obsługiwane automatycznie, co pozwoli zaoszczędzić więcej czasu. „Możemy automatycznie importować pliki, w tym również faktury, do systemu e-conomic. W ten sposób faktury są automatycznie przydzielane do odpowiednich kont. Zamiast wprowadzać 25 oddzielnych faktur za mleko dla każdego sklepu, wszystkie są wprowadzane do systemu jako jeden plik i rejestrowane tylko raz” — wyjaśnia Bjerre.

Co więcej, w ramach następnego etapu system e-conomic zostanie zintegrowany z innymi systemami biznesowymi używanymi do obsługi płac, zaopatrzenia itd. przez firmę ParadIS Danmark.

Wydajne i ekologiczne metody zarządzania finansami

„Jako dyrektor finansowy firmy ParadIS przez lata pracowałem z wieloma różnymi systemami księgowymi. e-conomic okazał się rozwiązaniem najlepiej odpowiadającym naszym potrzebom. Mamy wielu użytkowników uzyskujących dostęp do systemu, a nasza centrala uzyskała doskonały przegląd miesięcznych danych operacyjnych każdego punktu sprzedaży” — mówi Bjerre.

„Inną ważną zaletą systemu e-conomic jest fakt, że zapewnia on najbardziej optymalny, oszczędzający zasoby sposób zarządzania finansami.

Nie musimy obsługiwać ani uaktualniać niezależnego serwera i nie ponosimy kosztów podróży audytorów i księgowych do siedziby naszej firmy, ponieważ mają oni zdalny dostęp do systemu i mogą po prostu logować się z własnego biura, zamiast przeprowadzać kontrolę na miejscu.

Jest to dla nas istotne, ponieważ wierzymy w korporacyjną odpowiedzialność i staramy się prowadzić ekologiczną, przyjazną dla środowiska księgowość”.

W kontekście realizacji międzynarodowego potencjału sieci ParadIS Jørgen Bjerre postrzega system e-conomic jako narzędzie, które pomoże urzeczywistnić plany ekspansji firmy. „System jest dostępny w wielu językach i może być wykorzystywany w zagranicznych punktach naszej sieci franczyzowej.

Można go zintegrować z innymi systemami, co zapewni nam wydajne i ekonomiczne procedury zarządzania finansami naszych punktów na całym świecie”.

FAKTY:
Wyzwania

Niespójne metody zarządzania finansami i półroczne raporty prowadzą do braku bieżącego wglądu w zarządzanie poszczególnymi punktami sprzedaży na poziomie korporacyjnym. Codzienna produkcja lodów we wszystkich punktach generowała ogromną liczbę faktur, co wymagało czasochłonnych procedur administracyjnych.

Rozwiązanie

• System e-conomic — dostępne online narzędzie do zarządzania finansami.
• Internetowa księgowość, archiwizowanie i faktury elektroniczne.
• Bezpłatny dostęp do systemu dla zewnętrznych księgowych i audytorów.
• Dostęp z dowolnego komputera, który ma połączenie z internetem — idealne rozwiązanie w podróży lub dla punktów franczyzowych w dowolnej lokalizacji.
• Bezpłatne aktualizacje i wsparcie techniczne.
• Niskie koszty miesięcznej subskrypcji — 25 USD/miesiąc na każdy punkt należący do sieci franczyzowej.

Rezultat

• Ujednolicone procedury zarządzania finansami dla centrali i punktów sprzedaży.
• Przejrzyste metody zarządzania finansami zapewniające firmie ParadIS Denmark szybki wgląd w zyski i operacje każdego sklepu działającego w sieci.
• Automatyczne rejestrowanie faktur i innych danych księgowych.
• Szybkie tworzenie miesięcznych statystyk, raportów i porównań.
• Łatwa integracja z innymi systemami biznesowymi.
• Łatwiejsza współpraca między ParadIS Denmark a planowanymi punktami sprzedaży na całym świecie.
• Ekonomiczne rozwiązanie, które pozwala obniżyć koszty, zwłaszcza dzięki ciągłym, bezpłatnym uaktualnieniom.
• System zarządzania finansami pozwalający oszczędzić zasoby, na przykład obniżyć koszty obsługi serwera i koszty podróży zewnętrznych współpracowników.
  Jørgen Bjerre
  ParadIS
  

  Telefon:
  E-mail:
  WWW:
  Branża:

  +45 3535 7902
  info@paradis-is.dk
  www.paradis-icecream.com
  Sieć produkująca i sprzedająca wysokiej jakości lody
  Polecaj Tweet Polecaj Polecaj